Prioridades y Estrés

El estrés es la enfermedad de nuestros tiempos, y cuando alcanza niveles elevados, puede tener graves consecuencias para nuestras vidas: dificultad para la planificación, la toma de decisiones o el aprendizaje son sus primeras manifestaciones y, en casos extremos, hipertensión arterial, daños al sistema inmunológico y riesgo de enfermedades cardíacas.

Este mal reconoce diversas causas, y una de ellas, tal vez la más frecuente, es la imposibilidad material de hacer todo lo que querríamos hacer en las, muchas veces, aparentemente escasas 24 horas de las que diariamente disponemos. El problema radica en que, por más que lo intentemos, esas 24 horas se empecinan en ser solamente eso: ¡24 horas!. La solución no pasa, obviamente, por nuestros esforzados intentos para poder aumentar la cantidad de horas que dedicamos al trabajo, sino por hacer menos en cantidad y más en calidad. Por poder discriminar lo que es importante de lo que es urgente. Por manejarnos más proactivamente y menos reactivamente.

En estos casos, contar con un buen método de asignación de prioridades para nuestras actividades diarias puede ser de gran ayuda, ¡y le aseguramos que lo es!. Los pasos que sugerimos encarar, son los siguientes:

• Fijarse claros objetivos a ser alcanzados, tanto en el plano laboral como personal. Formularlos con precisión a fin de poder medir fácilmente su cumplimiento, separando los de corto plazo de los de largo plazo.
  
• Desarrollar un plan de actividades que abarque un lapso de una semana a fin de contar con un marco apropiado para nuestras tareas.
  
• Elaborar una Agenda diaria de actividades, priorizadas en función de: 1) Su contribución (Alta - Media - Baja) al logro de los objetivos: Importancia; 2) La presión de tiempo (Alta - Media - Baja) que sentimos para llevarlas a cabo: Urgencia, y 3) Las consecuencias por NO llevarlas a cabo: Tendencia (Se agravan - Siguen igual - Mejoran).

Este procedimiento nos permitirá contar con una visión panorámica de nuestra tarea y así podremos determinar:

• Actividades de poca o ninguna contribución y alta urgencia. Ante ellas nos podremos preguntar: ¿Por qué son urgentes? ¿Para quién son urgentes? ¿Cuál es el objetivo al cual contribuyen? ¿Quién es el "dueño" de ese objetivo?. Luego, tal vez podamos delegarlas o, simplemente, eliminarlas.
  
• Actividades de poca o ninguna contribución y baja urgencia. ¡Eliminarlas! Ocuparnos de estas actividades sólo servirá para apartarnos de nuestros objetivos, haciéndonos más inefectivos.

En ambos casos deberemos pensar en la Tendencia de las situaciones. Si las consecuencias derivadas de no resolverlas pudiesen llegar a ser graves, tal vez deberíamos ocuparnos de ellas para que los daños no sean mayores.

• Actividades de alta contribución y alta urgencia. Estamos ante las denominadas ¡crisis!. Obvamente, debemos ocuparnos de ellas de inmediato, son nuestra responsabilidad. Sin embargo, luego de resolverlas, deberíamos preguntarnos: ¿Por qué no hemos podido prever esta crisis? ¿Qué acciones preventivas podemos implementar a fin de detectarlas y resolverlas a tiempo en el futuro.
  
• Actividades de alta contribución y baja urgencia. Atractivas y desafiantes, estas actividades se relacionan fuertemente con nuestros objetivos y podemos ocuparnos con ellas con calma, sin presiones, teniendo la posibilidad de aplicar en ellas todos nuestros conocimientos y experiencia para llevarlas a cabo con éxito.

Finalmente, analizar la mezcla de actividades en nuestra Agenda:

• Situación favorable: Mayoría de actividades de Alta contribución / Baja urgencia. Estamos en el buen camino, nos estamos dando tiempo para encarar lo importante, actuando con un enfoque proactivo.
• Situación desfavorable: Mayoría de actividades de Alta urgencia. Enfrentamos demasiadas crisis, nuestro enfoque es reactivo y el estrés está cerca, muy cerca. Tal vez sea este un buen momento para intentar un cambio.