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1) Antes de la reunión
- Establecer con claridad el objetivo a alcanzar con la reunión. Luego, frente al objetivo, pensar si no habría otra forma de lograrlo; tal vez en este punto nos demos cuenta que el problema puede ser resuelto de otra manera y que la reunión no es necesaria
- Establecer el temario a tratar identificando los puntos que obligatoriamente deberán ser discutidos y el tiempo que se asignará a cada uno.
- Identificar a las personas que, por su vinculación con ese temario, deberán asistir a la reunión, establecer cómo deberán prepararse y cuál será su rol durante el encuentro. Del mismo modo, determinar quiénes, por no estar relacionados con los temas a tratar, NO deberán asistir permaneciendo en su lugar de trabajo donde, seguramente, serán más productivos.
- En función de los temas a tratar seleccionar las metodologías de trabajo más adecuadas para facilitar el proceso de la reunión.
- Identificar a la persona (o personas) que tendrán el rol de Facilitador durante la reunión.
- Establecer fecha y hora en la que se llevará a cabo la reunión y su duración total.
- Elaborar, con esa información, una Agenda que se enviará con anticipación a los involucrados para que puedan prepararse adecuadamente.
2) Durante la reunión
- Atenerse al temario establecido y cumplir con los tiempos fijados en la Agenda.
- Utilizar una "memoria grupal" (ejemplo: rotafolios) que permita hacer visible todo lo producido por el grupo.
- Manejar de manera productiva los conflictos que pudiesen surgir sin que ello afecte la tarea.
- Efectuar el resumen de los acuerdos alcanzados, obtener el compromiso explícito de los participantes con el plan de acción resultante, establecer las acciones a adoptar, las personas responsables de esas acciones y el cronograma de implementación y seguimiento.
- Periódicamente, efectuar una evaluación de la reunión (cuestionarios, observador, discusión abierta) que permita determinar su efectividad e identificar puntos de mejora.
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