Reuniones Efectivas

No es posible negar la importancia de las reuniones de trabajo, en ellas se intercambia información, ideas, conocimientos y se establecen la necesarias relaciones que nos permiten trabajar como un equipo. Sin embargo son, al mismo tiempo, uno de los cronófagos que más afectan a las organizaciones. Es común que, quienes asisten a una reunión, se sientan frustrados ante los pobres resultados obtenidos en ella y por los -en ocasiones graves- niveles de conflicto que se generan. Las reuniones pueden ser mejoradas, y para ello no debemos olvidar que lo que importa no es la reunión sino lo que sucede como resultado de ella, por lo tanto aquí van algunas ideas que pueden ayudar a convertir, a nuestras reuniones, en verdaderas usinas generadoras de resultados:

1) Antes de la reunión

• Establecer con claridad el objetivo a alcanzar con la reunión. Luego, frente al objetivo, pensar si no habría otra forma de lograrlo; tal vez en este punto nos demos cuenta que el problema puede ser resuelto de otra manera y que la reunión no es necesaria
• Establecer el temario a tratar identificando los puntos que obligatoriamente deberán ser discutidos y el tiempo que se asignará a cada uno.
• Identificar a las personas que, por su vinculación con ese temario, deberán asistir a la reunión, establecer cómo deberán prepararse y cuál será su rol durante el encuentro. Del mismo modo, determinar quiénes, por no estar relacionados con los temas a tratar, NO deberán asistir permaneciendo en su lugar de trabajo donde, seguramente, serán más productivos.
• En función de los temas a tratar seleccionar las metodologías de trabajo más adecuadas para facilitar el proceso de la reunión.
• Identificar a la persona (o personas) que tendrán el rol de Facilitador durante la reunión.
• Establecer fecha y hora en la que se llevará a cabo la reunión y su duración total.
• Elaborar, con esa información, una Agenda que se enviará con anticipación a los involucrados para que puedan prepararse adecuadamente.

2) Durante la reunión

• Atenerse al temario establecido y cumplir con los tiempos fijados en la Agenda.
• Utilizar una "memoria grupal" (ejemplo: rotafolios) que permita hacer visible todo lo producido por el grupo.
• Manejar de manera productiva los conflictos que pudiesen surgir sin que ello afecte la tarea.

3) Al finalizar la reunión

• Efectuar el resumen de los acuerdos alcanzados, obtener el compromiso explícito de los participantes con el plan de acción resultante, establecer las acciones a adoptar, las personas responsables de esas acciones y el cronograma de implementación y seguimiento.
• Periódicamente, efectuar una evaluación de la reunión (cuestionarios, observador, discusión abierta) que permita determinar su efectividad e identificar puntos de mejora.